Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác Tổ chức – Hành chính của trường
- PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
* Bộ phận hành chính:
– Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác Tổ chức – Hành chính của trường.
– Nhiệm vụ của phòng
- Tổ chức bộ máy trường:
+ Chủ trì xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trường theo chiến lược phát triển trường;
+ Thực hiện nhiệm vụ thư ký, thường trực của các hội đồng;
– Hội đồng tư vấn
– Hội đồng Tuyển dụng viên chức
– Hội đồng lương
– Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
– Hội đồng kỷ luật
– Các ban (Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở, Chỉ đạo thực hiện Chiến lược phát triển trường, Phụ nữ và phát triển …)
– Các hội đồng khác
+ Chủ trì xây dựng các quy định nội bộ thuộc lĩnh vực tổ chức hành chính.
- Công tác nhân sự và chế độ chính sách:
– Xây dựng kế hoạch biên chế, quỹ lương hàng năm;
– Triển khai, thực hiện công tác quy hoạch cán bộ;
– Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;
– Thực hiện các thủ tục đề bạt bổ nhiệm cán bộ;
– Xây dựng kế hoạch, sắp xếp bố trí nhân sự, luân chuyển cán bộ viên chức;
– Chủ trì công tác tuyển dụng, làm thủ tục hợp đồng công chức theo quy định của pháp luật;
– Làm thủ tục hợp đồng lao động;
– Làm thủ tục đánh giá hết tập sự, thử việc;
– Làm thủ tục thuyên chuyển, thôi việc;
– Tổ chức công tác đánh giá công chức cuối năm;
– Báo cáo tình hình sử dụng biên chế, kế hoạch biên chế;
– Làm thủ tục đề nghị thi nâng ngạch, chuyển ngạch;
– Quản lý hồ sơ CBVC;
– Thực hiện chế độ tiền lương và các khoản phụ cấp theo quy định nhà nước, của nhà trường;
– Làm thủ tục nghỉ hưu, thôi việc cho CBVC theo chính sách và chế độ nhà nước quy định;
– Làm thủ tục hợp đồng thỉnh giảng, hợp đồng thuê nhà xưởng và các hợp đồng khác;
- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật:
– Thực hiện công tác Thi đua – Khen thưởng;
– Xây dựng kế hoạch –Thi đua – Khen thưởng năm, quý, tháng;
– Phối hợp các đoàn thể trong trường tổ chức phong trào Thi đua – Khen thưởng;
– Tổ chức thực hiện công tác Thi đua – Khen thưởng;
– Sơ kết, tổng kết phong trào Thi đua – Khen thưởng;
– Làm thủ tục đề nghị xét Thi đua – Khen thưởng;
– Tư vấn và tham gia Hội đồng kỷ luật nhà trường.
- Công tác Hành chính:
– Tổng hợp, xây dựng các báo cáo hoạt động của trường định kỳ, đột xuất với lãnh đạo và cấp có thẩm quyền;
– Theo dõi đôn đốc các đơn vị tổ chức thực hiện nội quy quy chế, luật pháp;
– Tổng hợp và xây dựng chương trình công tác của lãnh đạo trường hàng tuần;
– Soạn thảo văn bản;
– Ban hành các văn bản hành chính thông thường;
– Rà soát văn bản đi trước khi trình ký;
– Rà soát văn bản trước khi ban hành nội bộ;
– Chuẩn bị nội dung chương trình hội họp cơ quan – giao ban;
– Thực hiện công tác khánh tiết;
– Quản lý điều động xe con đưa đón cán bộ đi công tác;
– Các công việc khác thuộc lĩnh vực hành chính.
- Công tác Văn thư lưu trữ:
– Tiếp nhận các loại văn bản, vào sổ văn bản đi và đến;
– Trình ký và nhân bản văn bản;
– Quản lý sử dụng con dấu;
– Chuyển phát văn bản trong và ngoài trường;
– Lưu trữ hồ sơ;
– Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động;
– Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến;
– Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu;
– Chuyển giao công văn tài liệu, báo cáo đến các Phòng khoa, bộ phận liên quan;
– Viết giấy giới thiệu, giấy công tác;
– Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao;
– Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ;
– Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Trường.;
– Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của phòng;
– Quản lý thiết bị văn phòng.
- Nhiệm vụ của trưởng phòng
– Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức, quy hoạch, đào tạo – bồi dưỡng, luân chuyển cán bộ của trường;
– Tham mưu cho Hiệu trưởng về xây dựng và kiện toàn hệ thống các văn bản quản lý về tổ chức hoạt động trường:
+ Chủ trì tổ chức soạn thảo và đề xuất ban hành các các văn bản quản lý tổ chức hoạt động trường;
+ Chủ trì tổ chức xây dựng các quy định, quy trình, biểu mẫu, tiêu chí đánh giá trong nội bộ trường trình Hiệu trưởng phê duyệt;
+ Tổ chức hướng dẫn và phối hợp giám sát việc thực hiện các quy định, quy trình, biểu mẫu, tiêu chí đánh giá nội bộ tại các phòng, khoa, đơn vị;
– Phối hợp với các đơn vị trong trường vận động, hướng dẫn CBCNV chấp hành nghiêm túc các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế, chế độ công vụ của trường;
– Xây dựng đề án tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của trường và các đơn vị;
– Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
– Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng:
+ Phổ biến các nội quy, chính sách đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng và giám sát, kiểm tra việc thực hiện;
+ Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng;
+ Trực tiếp phân công công việc, hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên trực thuộc;
+ Giám sát, nhắc nhở và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đề xuất khen thưởng, xử phạt nhân viên theo đúng quy định.
– Chủ trì tổ chức xây dựng quy chế lương cho từng đơn vị theo mô hình trường tự chủ về tài chính;
– Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
Nhiệm vụ của phó trưởng phòng
– Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của Trưởng phòng.
– Thực hiện nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng;
– Cung cấp các thông tin, giải pháp xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất ý kiến với cấp Trưởng theo đúng chức năng nhiệm vụ của phòng;
– Phối hợp công tác với các Phòng khác trong Trường;
– Tham gia quản lý điều hành nhân sự trong phòng;
– Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của trường;
– Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Trường;
– Trực tiếp nhận các yếu tố đầu vào phục vụ cho công tác tính lương, thời gian làm việc, lập ra bảng lương chi tiết, bảng tổng quỹ lương;
– Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu nại của người CBVC và người lao động về chính sách, chế độ, tiền lương, thưởng, phụ cấp liên quan đến lĩnh vực phụ trách;
– Lập báo cáo tiền lương định kỳ theo qui định của Trường;
– Lập báo cáo làm thêm giờ hàng tháng cho Hiệu trưởng;
– Lập bảng lương, kế hoạch trả lương, báo cáo làm thêm giờ trình Trưởng phòng xem xét, xử lý.
- Nhiệm vụ của Chuyên viên tổng hợp – Hành chính
– Công tác quản lý nhân sự:
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
7.1.1 Theo dõi và dự báo biến động nhân sự, lập kế hoạch sử dụng và phát triển nhân lực
7.1.2 Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp xếp nhân sự
7.1.3 Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức và phối hợp tuyển chọn nhân sự; dự thảo Hợp đồng lao động trình trưởng phòng.
7.1.4 Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ lao động.
7.2 Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao động và đánh giá hoàn thành công việc tại các phòng ban, các tổ, đội.
7.2.1 Đề xuất các phương án điều chỉnh tiền lương của các phòng, khoa và cá nhân.
7.2.2 Đề xuất phương án thưởng định kỳ và đột xuất cho người lao động
7.2.3 Tổ chức giám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn thành công việc và xếp loại lao động tại các phòng, khoa.
7.2.4 Thực hiện các công việc nghiệp vụ tính lương, thưởng, BHXH, BHYT, BHTN, HĐLĐ, đăng ký lao động cho người lao động theo đúng quy định.
7.2.5 Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách của người lao động. Cập nhật và phổ biến các quy định của pháp luật liên quan đến quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động.
7.2.6 Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng.
7.2.7 Động viên, khuyến khích, thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc.
7.3 Tham mưu
7.3.1 Tham mưu cho trưởng phòng về công tác đào tạo tuyển dụng.
7.3.2 Tham mưu cho trưởng phòng về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
7.3.3 Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng về kết quả công việc và kế hoạch thực hiện công việc theo hàng tuần, hàng tháng.
7.4 Báo cáo theo hạng mục công việc theo yêu cầu của trưởng phòng.
7.4.1 Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBCNV toàn Trường.
7.4.2 Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CBCNV Trường nghỉ việc.
7.4.3 Giải quyết khiếu nại về nhân sự trong phạm vi cho phép.
7.4.4 Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự trình Trưởng phòng xem xét.
-Công tác chế độ:
Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Trường.
9.1 Tổ chức ký hợp đồng lao động cho CBCNV toàn Trường.
9.2 Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho người lao động.
9.3 Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước.
9.4 Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động.
9.5 Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
9.6 Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
9.7 Báo cáo Trưởng phòng và Ban giám hiệu về tình hình thực hiện các chế độ đối với CBVC và người lao động.
9.8 Giải quyết khiếu nại về chế độ trong phạm vi cho phép.
9.9 Trình Trưởng phòng các giải pháp về chế độ cho người lao động
-Công tác hành chính văn thư:
1.1 Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.
1.2 Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
1.3 Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
1.4 Chuyển giao công văn tài liệu, báo cáo đến các Phòng khoa, bộ phận liên quan.
1.5 Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.
1.6 Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
1.7 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
1.8 Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Trường.
1.9 Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
1.10 Giữ các hồ sơ pháp lý của Trường do Trưởng phòng giao.
- Nhân viên Lái xe:
– Theo dõi việc sữa chữa xe được giao.
– Thường xuyên lau chùi xe được giao.
– Đến trường đúng giờ, ngồi đúng vị trí, sẵn sàng lái xe khi có yêu cầu.
– Lái xe đúng hành trình theo lệnh điều xe.
B.BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI VỤ
- Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tài chính – kế toán của nhà trường.
- Nhiệm vụ:
2.1 Công tác Tài chính
– Quản lý hoạt động tài chính trong toàn trường;
– Lập kế hoạch tài chính hàng năm trình Sở phê duyệt;
– Lập kế hoạch sử dụng nguồn tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm của trường;
– Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động của trường;
– Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt. Báo cáo Hiệu trưởng tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý;
– Quan hệ với Kho bạc, Ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác trong hoạt động sử dụng kinh phí, vay vốn, và lưu chuyển tiền tệ;
– Phân tích, đánh giá và đề xuất về mặt tài chính tất cả các hoạt động mà trường thực hiện;
– Chủ trì xây dựng, bổ sung các loại định mức thu chi trong các hoạt động thường xuyên của trường;
– Chủ trì điều chỉnh Quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm;
– Báo cáo tài chính theo quy định của trường và của cơ quan quản lý cấp trên.
2.2 Công tác Kế toán
– Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong các hoạt động của trường;
– Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Hiệu trưởng duyệt;
– Tổng hợp hoặc xây dựng mới các loại bảng biểu, thủ tục, quy trình, quy định về thanh quyết toán; Phổ biến, hướng dẫn cho các đơn vị, cá nhân thực hiện thủ tục, quy trình, quy định về tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo Quy định của nhà nước và của trường;
– Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức nghiệm thu từng phần và nghiệm thu toàn phần các hoạt động để quyết toán vốn đầu tư;
– Phối hợp với Bộ phận Thiết bị định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của trường; lập giá mua, giá bán vật tư, thiết bị trước khi trình Hiệu trưởng duyệt; thực hiện thủ tục mua sắm thiết bị, sửa chữa tài sản theo đúng quy định của Nhà nước và của trường;
– Phối hợp với Bộ phận Thiết bị thực hiện công tác kiểm kê hàng năm, định kỳ; xác định tài sản thừa, thiếu và đề xuất Hiệu trưởng biện pháp xử lý;
– Làm thủ tục tăng giảm và thanh lý tài sản;
– Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị;
– Thực hiện các thủ tục, thanh quyết toán tài chính hàng năm;
– Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của trường;
– Lập và nộp các báo cáo tài chính – kế toán đúng và kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước;
– Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật; Chấp hành quyết định về Kiểm toán, Thanh tra của cấp trên về công tác tài chính – kế toán;
– Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tài chính – kế toán cho cán bộ; áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác tài chính – kế toán.
– Công tác chế độ chính sách;
– Thực hiện chế độ tiền lương và các khoản phụ cấp theo quy định nhà nước, của nhà trường;
– Làm thủ tục nghỉ hưu, thôi việc cho CBVC theo chính sách và chế độ nhà nước quy định;
– Làm thủ tục hợp đồng thỉnh giảng, hợp đồng thuê nhà xưởng và các hợp đồng khác;
– Làm Thủ tục kê khai số BHXH cho viên chức mới tuyển dụng và cập nhật thông tin BHXH, giải quyết các trường hợp vướng mắc;
– Làm thủ tục mua thẻ BHYT cho cán bộ viên chức;
– Làm thủ tục đóng bảo hiểm xã hội – y tế đối với các đối tượng hợp đồng lao động;
– Tập hợp và xử lý bảng công, làm lương hàng tháng.
- Nhiệm vụ Kế toán trưởng
4.1 Tham mưu cho Hiệu trưởng về xây dựng và kiện toàn hệ thống kế toán tài chính theo quy định của pháp luật và của trường:
4.1.1 Chủ trì tổ chức soạn thảo và đề xuất ban hành các quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nội bộ;
4.1.2 Xây dựng các quy trình, biểu mẫu chuyên môn nghiệp vụ, quy trình hạch toán kế toán, thanh quyết toán;
4.1.3 Tổ chức hướng dẫn và giám sát việc thực hiện tại các phòng, khoa, đơn vị;
4.2 Chủ trì việc lập và tổ chức thực thi kế hoạch tài chính của trường:
4.2.1 Phân tích, dự báo tình hình tài chính của trường; lập kế hoạch tài chính ngắn, trung và dài hạn; tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt;
4.2.2 Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp, hình thức huy động vốn cho sản xuất, đào tạo kết hợp sản xuất và đầu tư theo kế hoạch đã được duyệt;
4.2.3 Tổng hợp thông tin, số liệu và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính trình BGH. Tham mưu các biện pháp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn, cân đối nguồn vốn phù hợp với yêu cầu công việc của trường;
4.3 Tổ chức triển khai và chỉ đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn của trường:
4.3.1 Tổ chức kiểm tra, soán xét các khoản thu/chi tài chính; các nghĩa vụ thu, nộp ngân sách nhà nước. Rà soát đối chiếu và đôn đốc, thu hồi công nợ;
4.3.2 Theo dõi, giám sát quá trình sử dụng các khoản chi tiêu tài chính, mua sắm tài sản, trang thiết bị. Phát hiện các trường hợp sử dụng chi phí tài sản không đúng mục đích và báo cáo đề xuất xử lý;
4.3.3 Tổ chức phối hợp với các bộ phận liên quan quản lý các nguồn thu chi dịch vụ và thanh quyết toán các khoản chi đối với cán bộ nhân viên/đối tác/khách hàng. Tổ chức quản lý quỹ/két tiền mặt của trường;
4.3.4 Giám sát thực hiện quy chế tài chính của trường, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp vi phạm;
4.4 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ hạch toán kế toán:
4.4.1 Chỉ đạo công tác thu thập, xử lý thông tin, hạch toán số liệu kế toán của các kế toán chi tiết;
4.4.2 Tiếp nhận kiểm tra và đối chiếu, cân đối số liệu. Phát hiện sai sót và hướng dẫn, phối hợp với các kế toán chi tiết xử lý và điều chỉnh phù hợp;
4.4.3 Lập báo cáo kết quả hoạt động kế toán, bảng cân đối kế toán định kỳ/đột xuất và giải trình chi tiết gửi Hiệu trưởng;
4.4.4 Chỉ đạo việc cung cấp thông tin, số liệu kế toán, lưu trữ, bảo mật các hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cơ quan quản lý Nhà nước.
4.5 Tham gia thẩm định các dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài chính-tiền tệ:
4.5.1 Đánh giá, phân tích, thẩm định tính hiệu quả các dự án/kế hoạch đầu tư/các hợp đồng kinh tế;
4.5.2 Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp huy động vốn và quản lý phần vốn góp tại các đơn vị trong trường;
4.5.3 Xây dựng và đề xuất các phương án phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ tài chính, đầu tư tài chính, quản trị vốn lưu động.
4.6 Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng:
4.6.1 Phổ biến các nội quy, chính sách đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng và giám sát, kiểm tra việc thực hiện;
4.6.2 Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng;
4.6.3 Trực tiếp phân công công việc, hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên trực thuộc;
4.6.4 Giám sát, nhắc nhở và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đề xuất khen thưởng, xử phạt nhân viên theo đúng quy định.
4.7 Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của truờng;
4.8 Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
4.9 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
- Nhiệm vụ của Kế toán thanh toán và tổng hợp
5.1 Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp;
5.2 Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh;
5.3 Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp;
5.4 Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và Khớp đúng với các báo cáo chi tiết;
5.5 Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT;
5.6 Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết;
5.7 Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán;
5.8 Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở;
5.9 Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo;
5.10 Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu;
5.11 Cung cấp số liệu Hiệu trưởng hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu;
5.12 Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của trưởng phòng;
5.13 Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến;
5.14 Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định;
5.15 Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai;
- Nhiệm vụ của kế toán vật tư tài sản, kế toán Xây dựng cơ bản và dịch vụ
6.1 Quản lý các khoản thu:
6.1.1 Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: thu hồi công nợ, thu tiền của thu ngân hàng ngày;
6.1.2 Theo dõi tiền gửi ngân hàng;
6.1.3 Quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi;
6.2 Quản lý các khoản chi:
6.2.1 Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, tuần;
6.2.2 Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo;
6.2.3 Trực tiếp thực hiện nghiệp vu thanh toán tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hoá đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi…;
6.2.4 Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài…;
6.2.5 Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng.
6.3 Kiểm soát hoạt động của thu ngân:
6.3.1 Trực tiếp nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân;
6.3.2 Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ của thu ngân;
6.4 Theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt:
6.4.1 Kết hợp với thủ quỹ thực hiện nghiệp vụ thu chi theo quy định;
6.4.2 In báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho Hiệu trưởng;
6.4.3 Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ.
- Thủ quỹ
– Cập nhật Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ – báo cáo khi cần cho Hiệu trưởng, Kế toán trưởng;
* Quản lý tiền mặt:
– Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc;
– Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu, Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc;
– Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền;
– Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt;
– Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi;
– Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên;
– Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ (viết tay);
– Cuối cùng, Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hoặc Chi cho Kế Toán.
* Theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay khi chi tạm ứng:
– Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt;
– Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở, người nhận tạm ứng và Thủ Quỹ. Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng;
– Khi người nhận tạm ứng thanh toán, cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại. Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay;
– Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối, lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra;
– Đối tượng xin tạm ứng phải là CNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần.
* Quản lý Quỹ tiền mặt:
– Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở. Không được để tiền của cá nhân vào trong két;
– Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày;
– Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký;
– Hằng ngày, Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách, ký vào sổ Quỹ (viết tay và bản in);
– Khóa Sổ và niêm két trước khi ra về.
* Lập sổ quỹ tiền mặt:
– Mở Sổ;
– Ghi chép (đối với Sổ viết tay);
– Lưu giữ và luân chuyển:
– Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quĩ;
– Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời;
– Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán;
– Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp;
– Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt;
– Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ người nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két;
– Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng;
– Lưu trữ chứng từ thu chi tiền;
– Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ hoạt động của nhà trường và thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp;
– Thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng và Hiệu trưởng giao.
- BỘ PHẬN THIẾT BỊ
- Chức năng:
– Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác Kế hoạch vật tư – Xây dựng cơ bản của nhà trường.
- Nhiệm vụ của phòng
– Lập kế hoạch, thực hiện mua sắm và cung cấp vật tư, thiết bị theo nhu cầu của nhà trường.
– Thực hiện công tác thủ kho theo quy định;
– Quản lý vật tư, máy móc, thiết bị của nhà trường;
– Thực hiện mua sắm tài sản theo nguồn vốn MTQG;
– Thực hiện công tác kiểm kê;
– Thực hiện tổng hợp, lưu trữ hồ sơ của phòng về công tác vật tư của nhà trường;
– Tham mưu việc khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị của nhà trường;
– Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng;
- Nhiệm vụ của trưởng bộ phận
3.1 Tham mưu cho Hiệu trưởng về xây dựng và kiện toàn hệ thống định mức và quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị của nhà trường;
3.1.1 Chủ trì tổ chức xây dựng mới và điều chỉnh các loại định mức vật tư, nguyên vật liệu cho các hoạt động của nhà trường;
3.1.2 Xây dựng các quy định, quy trình, biểu mẫu về quản lý, mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị của nhà trường trình Hiệu trưởng phê duyệt;
3.1.3 Tổ chức hướng dẫn và giám sát việc thực hiện quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị của nhà trường tại các phòng, khoa, đơn vị;
3.2 Tham mưu cho Hiệu trưởng về tổ chức thực hiện công tác xây dựng cơ bản của nhà trường;
3.3 Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý các dự án XDCB;
3.4 Tham mưu cho Hiệu trưởng về khai thác sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị, tài sản của nhà trường;
3.5 Quản lý, điều hành công việc của cán bộ, nhân viên trong phòng:
3.5.1 Phổ biến các nội quy, chính sách đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong phòng và giám sát, kiểm tra việc thực hiện;
3.5.2 Xác định nhu cầu nhân sự, đề xuất và thực hiện tuyển dụng
3.5.3 Trực tiếp phân công công việc, hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên trực thuộc;
3.5.4 Giám sát, nhắc nhở và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đề xuất khen thưởng, xử phạt nhân viên theo đúng quy định.
3.6 Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
3.7 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
- Nhiệm vụ của nhân viên phụ trách
5.1 Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp vật tư thiết bị đáp ứng yêu cầu sử dụng của các bộ phận trong trường;
5.2 Trực tiếp tiếp khách hàng triển khai hợp đồng.
5.3 Chủ động liên hệ với nhà cung ứng để nắm bắt giá cả vật tư, trang thiết bị, máy móc…;
5.4 Trình duyệt bản báo giá.
5.5 Tiếp nhận phiếu yêu cầu cung cấp vật tư, trang thiết bị, máy móc…;
5.6 Xác định định mức vật tư, trang thiết bị; tổng hợp yêu cầu cung cấp vật tư của các đơn vị trình duyệt; Thực hiện việc mua vật tư, trang thiết bị… theo Thủ tục mua hàng;
5.7 Liên lạc thường xuyên, nhắc nhở nhà cung cấp thực hiện đúng theo lịch giao hàng;
5.8 Hoàn thiện toàn bộ chứng xuất, chuyển bộ chứng từ cho bộ phận kế toán để theo dõi đốc thúc công nợ.
5.9 Quản lý công tác thống kê sử dụng vật tư, trang thiết bị … toàn trường;
5.10 Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện hợp đồng mua bán vật tư, trang thiết bị …;
5.11 Thực hiện các công việc khác theo sự uỷ quyền của Trưởng bộ phận;
5.12 Tổng hợp, theo dõi số lượng vật tư, trang thiết bị, máy móc;
5.13 Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định.
5.14 Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
5.15 Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
5.16 Theo dõi hàng hoá xuất nhập tồn
5.16.1 Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho.
5.16.2 Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
5.16.3 Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu
7.1 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
7.1.1 Đảm bảo tất cả các loại hàng hoá phải có định mức tồn kho tối thiểu.
7.1.2 Nếu số lượng hàng hoá xuất/nhập biến động, phải đề xuất Hiệu trưởng thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
7.1.3 Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.
7.2 Sắp xếp hàng hoá trong kho
7.2.1 Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hoá trong kho.
7.2.2 Sắp xếp hàng hoá tránh bị ướt, đổ vỡ…
7.2.3 Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hoá
7.3 Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hoá trong kho
7.3.1 Sắp xếp hàng hoá trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
7.3.2 Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
7.4 Tuân thủ quy định về PCCC và an toàn trong kho
7.4.1 Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…
| Trường Trung Cấp Nghề Vùng Tứ Giác Long Xuyên |